Chyba każdy przedsiębiorca wie, że prowadzenie swojej działalności gospodarczej wiąże się między innymi z archiwizowaniem dokumentów przez określony czas. A to dlatego, że jest to obowiązek uregulowany w przepisach polskiego prawa. Tradycyjne segregowanie dokumentów z czasem może stać się bardzo uciążliwe. Wpływa na to wiele czynników. Między innymi jest to nadmiar papierów biurowych. Żeby usprawnić archiwizację dokumentacji, to z tego względu powstały elektroniczne archiwa. Sprawdź, jak wygląda w tym przypadku proces archiwizacji.
Archiwizacja dokumentów – definicja
Archiwizacja dokumentów to jedno z podstawowych działań, którego wykonywanie wpływa na funkcjonowanie firmy. Żeby realizowanie codziennych i przyziemnych obowiązków stało się efektywne, to trzeba byłoby poświęcić sporo swojego czasu na porządne segregowanie i kategoryzowanie dokumentów. Celem archiwizacji jest przechowywanie papierów firmowych w jak najbezpieczniejszy sposób. Dokumentacja ta nie może trafić w niepowołane ręce oraz być łatwa do znalezienia w czasie, w którym jest potrzebna. W ostatnim czasie coraz powszechniejsze staje się korzystanie z elektronicznej archiwizacji dokumentów, która polega na wprowadzeniu dokumentacji w wersji papierowej do środowiska komputerowego.
Proces elektronicznej archiwizacji dokumentów – jak przebiega?
Elektroniczna archiwizacja dokumentów nie różni się zbytnio od tradycyjnego archiwizowania. Tak samo, jak w przypadku papierowej formy, trzeba tutaj najpierw posegregować dokumentację. Następną czynnością jaką trzeba wykonać, jest jej zeskanowanie i wprowadzenie do odpowiedniego systemu informatycznego. Trzeba przy tym wiedzieć, że archiwizację dokumentów należy wykonywać nie tylko dla swoich korzyści i uefektywnienia swojej pracy, ale przede wszystkim na potrzeby prawne. Nie dostosowując się do przepisów i nie prowadząc archiwum, można przez to ponieść wiele konsekwencji (grzywna lub proces). Urzędy kontroli lub inspekcje w każdej chwili mogą zażądać sprawdzenia archiwum dokumentów.